20. apríla 2017

Ako funguje môj projekt management?

V tomto článku sa budem venovať otázke, ako riešim všetky svoje projekty a ako ich časovo stíham. Som zamestnaný na full-time v Orange-i, okrem toho mám aj svoju firmu, ktorá funguje už zopár rokov a aktuálne obhospodaruje cca 15 klientov (menších a stredných), zároveň sa snažím stále riešiť aj nové veci, ako napríklad Marketing Backstage, Digitálne Štvrtky, prípadne iné školenia a prezentácie na konferenciách a školách, či ďalšie vedľajšie projekty. Pri tomto množstve som si musel nájsť systém fungovania, ktorý je pre mňa efektívny.

Netvrdím, že mám detailne vyladený celý proces a ani nehovorím, že sa mi občas neposunie nejaký deadline o pár dní či týždňov, no myslím si, že pravidelné denné fungovanie som už celkom vyladil.

Na úvod – čo konkrétne robím:

Full-time Orange

Marketing Backstage – video show (zatiaľ 4 diely vonku), každé tri týždne nový diel

Digitálny Štvrtok – raz mesačne stretnutie cca 50 – 60 ľudí, ktorí si prídu vypočuť prezentácie 2 – 5 spíkrov na konkrétne témy v online marketingu

Blog – píšem tieto články, snažím sa tak 2 – 5 mesačne

15 klientov – PPC, weby, správa social media, digitálna stratégia

2 zatiaľ nespustené projekty, na ktorých spolupracujem s cca 10 ľuďmi

Práce je celkom dosť a keďže ja ľúbim aj večer von na pivečko vybehnúť, tak v tom musím mať nejaký systém.

Hneď na úvod jedno zistenie, ktoré je pre mňa už teraz úplne samozrejmé, ale viacerým z vás môže pomôcť:

Systém práce nadobudnete vtedy, keď prácu reálne budete mať a pravidelne sa budete dostávať do situácií, kedy neviete čo skôr a všetko horí. 

Čo to znamená? Ja som sa snažil vybudovať si systém práce asi 2 roky, možno aj dlhšie. Prečítal som si články, knihy, rozprával som sa s ľuďmi a stále som sa snažil vytvárať systém. Problém bol, že tej roboty vtedy nebolo toľko, aby som nejaký konkrétny systém potreboval. Tým pádom som sa dostal do situácie, že vytváranie systému mi zabralo viac času ako reálna práca a nevidel som v tom žiadny efekt. A preto to nikdy nefungovalo.

Tak isto som sa snažil na začiatku nájsť ucelený systém, v ktorom budem mať všetko. Ale to je nereálne, pokiaľ si niečo také nespravíte custom. Na čo ja aktuálne nemám ani časové, ani finančné kapacity (chúúúdááčik chudobný).

Každý by mal podľa mňa ovládať základné pravidlá efektívnej práce, ale reálne si každý vybuduje svoj vlastný systém na prácu, ktorý mu bude fungovať.

Čo som sa naučil za tých pár rôčkov, čo sa tu trápim:

Nespoliehajte sa na to, že si niečo zapamätáte

Všetko si treba zapisovať a ukladať, aby ste si to všetko nemuseli pamätať. V praxi – som na meetingu – zapisujem si rovno veci do e-mailu, ktorý si prepošlem na svoj e-mail. Dohodnem sa na meetingu – hneď si to zaznačím do kalendára. Vznikne mi nejaká úloha, ktorú mám urobiť – buď sám sebe napíšem e-mail s touto úlohou alebo si vytvorím rovno task v taskovom tool-e.

Všetko, čo sa dá urobiť hneď (pravidlo 2 min.), urobte hneď

Všetky e-maily, ktoré mi prídu, pri ktorých na základe predmetu viem, že ich môžem vybaviť na otočku, hneď aj vybavím. Zbytočne sa mi tak nehromadia úlohy a nemám tak bordel.

Robím jednu vec čo najdlhšie a až potom prejdem na ďalšiu

Keď idem písať články – snažím sa ich naraz napísať čo najviac, keď k nim idem vytvárať obrázky, tak vytváram iba obrázky a takto postupne. Nerobím to tak, že napíšem jeden článok, potom k nemu hľadám obrázok, potom ho vytvorím a pošlem na publikáciu. Vytvorím čo najviac článkov naraz, čo najviac obrázkov naraz a potom to celé pošlem na publikáciu.

Všimol som si, čo mi nejde a snažím sa to nejako “ fixnúť ”

Na gramatiku som blbec. Dlhodobo.. Preto som mal problém dokopať sa do písania článkov. Mal som stres z toho, že tam zase bude nejaká chyba. Tak som to vyriešil tak, že som začal spolupracovať s bývalou kolegyňou Dankou, ktorá mi opravuje v článkoch chyby. Odbúral som si tým v hlave stres a články sa píšu jednoduchšie.

Dostávaj články na email

Systém mojej práce:

Všetky dokumenty si ukladám na Google Drive. Vďaka tomu ich mám vždy a na všetkých zariadeniach po ruke a zároveň sa nemusím obávať, že si niečo vymažem, pretože mám všetko zálohované na Drive.

Na Drive mám vytvorené priečinky a všetko má svoju logiku:

TRUE COLORS – dokumenty k firme (prevažne účnovníctvo)

Blog

Marketing Backstage

Digitálny Štvrtok

Klienti

Projekt x

Projekt y

Projekt z

Do každého projektu (priečinku) majú prístup ľudia, s ktorými na danom projekte spolupracujem alebo jednoducho potrebujem, aby videli dokumenty z daných priečinkov.

Napríklad pri Digitálnom Štvrtku fungujem tak, že v hlavnom priečinku mám všeobecné dokumenty ako check list pred každým Digitálnym Štvrtkom, template prezentácie, celý rozpísaný koncept, zoznam hostí a tém, ktoré som mal a chcel mať a podobne.

Zároveň má každý Digitálny Štvrtok svoj samostatný folder (12.1. Online marketing a produktivita, 23.2. Content marketing, atď). V týchto priečinkoch sú dokumenty, ktoré sa týkajú iba konkrétneho Digitálneho Štvrtku.

V Blogu mám napríklad priečinky:

Články – sem má prístup Danka, ktorá drafty upravuje a presúva do foldra “Skontrolované”

Posty – sem má zase prístup Evička, ktorá na základe mnou napísaných článkov a obrázkov plánuje posty na sociálne siete

Komunikácia s ľuďmi, s ktorými spolupracujem

Spolupracujem a komunikujem približne s 20 ľuďmi na rôznych projektoch takmer každý deň. Celú komunikáciu sa snažím tlačiť na Slack, kde mám pre každý projekt vytvorený samostatný team a v teame relevantné kanály.

Tu sa napríklad potvrdilo to, čo som písal v úvode. Keď som vytvoril prvý Slack team, tak som sa tam snažil vytvoriť všetky možné kanály, ktoré budeme využívať. V skutočnosti to ale dopadlo tak, že sa využívajú asi iba 3 kanály z tých, ktoré som vytvoril.

Až pri reálnej práci – v tomto prípade komunikácii – sa ukáže, čo je naozaj potrebné.

Rovnako je to aj s celým systémom práce a projekt managementom.  

Cez Slack nie je efektívne riešiť všetku komunikáciu

Dlhšie správy väčšinou riešime cez emaily (čo považujeme za dlhú správu si každý určuje sám).

Komunikáciu s klientami riešime priamo cez email.

Kalendár

Do kalendára si zapisujem iba meetingy, nič iné. Dôležité je zapísať si do kalendára meeting hneď ako o ňom viem a rovnako dôležité je checknúť si vždy pre istotu predtým, než si nejaký dohodnem, či tam už niečo nemám. Aj keď je to za 3 týždne. Už sa mi viackrát stalo, že som si dohodol meeting a o týždeň som si všimol, že tam už mám dva iné.

Kedysi som si do kalendára zapisoval aj tasky, ale potom sa to plietlo s meetingami a mal som v tom zmätok.

Tasky

Nebudem hovoriť o konkrétnom nástroji, ktorý treba používať, lebo to vôbec nie je o nástroji ale o systéme, ktorý si vytvoríte.

Môj systém: vždy keď mi niečo napadne, buď si to pošlem e-mailom alebo si to priamo zapíšem do taskovacieho toolu. Vždy hneď, aj keď som večer rozbitý v bare.

Následne sa snažím každý deň (aj keď nie vždy to vyjde) si takéto nepriradené tasky priradiť a dať im konkrétny deadline. Ak je to úloha, ktorá je dlhodobá, tak aj tak jej dám termín, napríklad na koniec mesiaca, a potom si prehodnotím, či tento termín posuniem zase o ďalší mesiac alebo či dám nejaké konkrétne ďalšie kroky k danému projektu / tasku.

Týždenné a mesačné vyhodnotenie

Kedysi som na tasky používal Doller, čo je super diár, ktorý stále používam, ale už iba na týždenné a mesačné vyhodnotenie.

Toto je podľa mňa extrémne dôležitá časť celého fungovania, project managementu, time managementu a podobne. Ak iba plánujete, plánujete a nevyhodnocujete, tak nikdy nemáte pocit spokojnosti a tým pádom vás to celé nebaví a ubíja. Preto som si pre seba vytvoril systém, pri ktorom si rekapitulujem každý týždeň a mesiac a zapisujem si pozitívne a negatívne veci do Dolleru. Na základe toho viem, čo potrebujem zlepšovať a zároveň viem, čo je super a môžem sa z toho trošku potešiť a teda sám seba namotivovať ďalej.

Takže keď to mám zosumarizovať

  • Snažím sa minimalizovať nástroje, ktoré používam (e-mail, kalendár, jeden tool na tasky, komunikácia cez Slack, dokumenty na Drive)
  • Treba sa pravidelne dokopávať do prideľovania taskov a vyhodnocovania
  • Všetko vždy treba čo najskôr niekam zapísať, aby ste to vždy našli

Máte aj vy nejaký tip na fungovanie? Dajte v komentári

Zdieľať článok
FacebookLinkedIn

Diskusia

Komentáre




Potrebuješ pomôcť s online marketingom?

Diskusia:

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *